Hinweise zur Datenverarbeitung bei Hermann Ahrens Havariebüro GmbH

Hinweise zur Datenverarbeitung bei Hermann Ahrens Havariebüro GmbH
Stand: Mai 2018

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, können Sie den nachfolgenden Ausführungen entnehmen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden

Verantwortliche Stelle ist:
Hermann Ahrens Havariebüro GmbH
Trostbrücke 1
20457 Hamburg
Telefon: +49 40 36 78 36
Telefax: +49 40 36 62 73
E-Mail: info@hermannahrens.de

Wir sind nicht verpflichtet, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, Art. 37 DSGVO. Bei Fragen oder Beschwerden kontaktieren Sie uns bitte direkt über die o. g. Kontaktwege.

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen in Ihrer Funktion als Auftraggeber bzw. Vertreter/Bevollmächtigter des Auftraggebers erhalten. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten des Auftraggebers bzw. dessen Vertreters oder Anspruchsgegners können sein:
Name, Adresse, andere Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse, Webadresse), Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Bankdaten, in Ausnahmefällen auch Gesundheitsdaten.

3. Wofür erheben wir Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage

Wenn Sie uns als Auftraggeber im eigenen Namen oder als gesetzlicher oder rechtsgeschäftlicher Vertreter eines Auftraggebers mit der Durchsetzung Ihrer eigenen oder dessen rechtlichen Regress- und/oder Inkassoforderungen beauftragen, erheben wir Daten zu den folgenden Zwecken:

um unseren Auftraggeber und seine Vertreter identifizieren zu können;
um unseren Auftraggeber angemessen bei der Durchsetzung seiner Forderungen beraten und vertreten zu können und ganz allgemein um unsere Pflichten aus dem Auftragsverhältnis erfüllen zu können;
zur Korrespondenz mit unserem Auftraggeber;
zur Korrespondenz mit dem Anspruchsgegner, mit Gerichten, Behörden und anderen Dritten, sofern dies zur Bearbeitung des Auftrages erforderlich ist;
zur Rechnungsstellung;

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Auftrags und für die beiderseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Auftrag erforderlich. Es kann während der Fortführung des Auftrages erforderlich werden, weitere personenbezogene Daten zu erheben. Sie werden dies bemerken, wenn wir Ihnen Fragen stellen und ggf. bitten, uns Unterlagen zur Verfügung zu stellen und diese Fragen sich auf personenbezogene Daten beziehen..

4. Wer bekommt die Daten

Innerhalb des Unternehmens erhalten nur diejenigen Mitarbeiter/innen Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen brauchen.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Personenbezogene Daten werden nur an Dritte übermittelt, wenn:

dies nach Art. 6 Abs. 1b DSGVO für die Abwicklung von Auftragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Anspruchsgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere staatliche Stellen zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Durchsetzung Ihrer Rechte;
nach Art. 6 Abs. 1a DSGVO durch die betroffene Person ausdrücklich in die Weitergabe eingewilligt wurde;
die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass die betroffene Person ein überwiegendes Interesse an der Nichtweitergabe ihrer Daten hat;
für die Datenübermittlung nach Art. 6 Abs. 1c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht und/oder
dies nach Art. 6 Abs. 1b DSGVO für die Erfüllung eines Auftragsverhältnisses mit der betroffenen Person erforderlich ist.

5. Werden Daten in ein Drittland übermittelt

Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Auftragsverhältnisses erforderlich ist (z. B. Anspruchsgegner mit Sitz außerhalb der EU/des EWR, Beauftragung von Rechtsanwälten), gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben..

6. Wie lange werden Daten gespeichert

Die im Rahmen des Auftrages von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Auftragsverhältnisses sowie einen anschließenden weiteren Zeitraum von bis zu 30 Jahren gespeichert und verarbeitet. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn ihre - befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen
Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung und das Versicherungssteuergesetz. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften
Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie bzw. Ihr Auftraggeber

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und Verarbeitungen bis dahin nicht betroffen sind.

8. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsverbindung mit Ihnen bzw. dem von Ihnen uns gegenüber vertretenen Auftraggeber müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Vertretung/Bevollmächtigung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten müssen wir Sie in der Regel als Auftraggeber bzw. dessen Vertretungsberechtigten/Bevollmächtigten ablehnen bzw. müssen eine bestehende Vertretungsberechtigung/Bevollmächtigung aufheben.

9. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist, können Sie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einlegen, die für den Ort Ihres Aufenthaltes oder Arbeitsplatzes oder für den Ort des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1f DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen.